Dicas para produção teatral

O passo-a-passo da produção cultural pode parecer simples: basta ter uma idéia e concretizá-la. Mas a cada novo passo rumo a profissionalização da área, novos profissionais e funções vão surgindo nesta atividade que até pouco tempo era vista como diletante e pouco estruturada.
Basicamente, a produção se subdivide em quatro grandes etapas:

- Pré-produção (concepção da idéia, elaboração do projeto e cadastramento em leis de incentivo)

- Captação de Recursos (conquista de verbas e materiais junto às empresas )

- Produção (execução do produto ou evento)

- Pós-produção (prestação de contas, devolução de empréstimo e pagamento de servidores)

Apesar de começar a participar efetivamente apenas a partir da segunda fase. É importante que o empresário fique atento ao conjunto de tarefas, pois algumas atividades eu englobam todo o processo produtivo são fundamentais para o lançamento bem sucedido do produto cultural.
Veja agora mais detalhadamente o que se dá nestas etapas:

1. Pesquisa e levantamento de dados: Mesmo não tendo um departamento de marketing ou se interessando por cultura, sua empresa pode estar sendo alvo de estudos para confecção de um projeto cultural. Nesta fase, além da pesquisa por novas áreas e oportunidades, é identificado o público do projeto. Se o produto cultural já existe e não foi criado especialmente para a empresa, é nesta fase que o produtor cruza informações sobre o público-alvo do projeto e o público da empresa. Esta tarefa é importante para que se objetive os potenciais patrocinadores e evite muita batida de porta em vão. É nesta etapa que se percebe o quanto é importante a empresa possuir uma política de patrocínio. Muitas entrevistas nem seriam marcadas se o produtor soubesse de antemão qual o público que o investidor quem atingir, qual a verba disponível para comunicação e em que área.

2. Projeto Básico: É resultado da pesquisa de mercado. Já se investigou a área e criou-se uma idéia cultural interessante e viável. Faz-se, então, um projeto com a idéia inicial e a descrição do produto/evento. Ainda deve conter: plano de trabalho, custos e equipe de execução.

3. Projeto de apresentação da proposta ao patrocinador: É um projeto que é apenas apresentado ao patrocinador almejado. Desconfie dos projetos padronizados. O importante para a empresa é que ele possua estratégias bem claras e precisas. Por que interessa à minha empresa? Este projeto deve ser completo, trazendo orçamento detalhado, plano de desembolso do patrocínio - vai utilizar as leis? - e cronograma de execução. É importante que contenha alguns anexos, como: matérias de projetos já executados pelo produtor e, se for o caso, matérias que apresentem as edições anteriores deste projeto.

4. Enquadramento em Lei de Incentivo: Consiste no cadastramento do projeto através de formulários padronizados e sua posterior aprovação em uma ou mais leis de incentivo. O incentivo fiscal é uma grande vantagem, tanto para patrocinado, quanto para patrocinador, pois permite que o empresário abata do imposto a pagar (Imposto de Renda na Rouanet e ICMS no FazCultura) parte do valor empregado no projeto. Em certas áreas, como nas artes cênicas, o investidor pode descontar tudo que investiu na até o limite de 4% do total do imposto.

5. Captação de Recursos: Trabalho de visitação às empresas para apresentação do projeto. É nesta fase que a empresa é comumente abordada, especificamente nos casos em que o projeto já existe e o objetivo junto às empresas é a captação de recursos para sua concretização.

6. Projeto final para execução: Aqui, o texto interessará mais propriamente ao produtor e sua equipe. É um plano de trabalho bem detalhado para a execução do evento. Nele já constará as alterações negociadas junto a empresa, se for o caso e sempre respeitando a integridade do projeto. O plano de execução é resultado do diálogo entre a empresa e os agentes culturais proponentes, que devem possuir uma devida experiência e flexibilidade para a viabilização do patrocínio.

7. Contrato ou carta de aceite: É um documento que formaliza o negócio e garante às partes envolvidas as bases de trocas definidas. O ideal é que seja enxuto e contenha previsão de penalidades no caso de não cumprimento.

8. Execução do Projeto: Materialização do projeto nos termos como acordado com o patrocinador. Para um bom resultado do evento ou produto cultural, é fundamental que o cronograma seja respeitado e que as etapas sejam realizadas com alto grau de profissionalismo. Nesta fase, a empresa NÃO DEVE ficar alheia aos acontecimentos. Cabe ao produtor cultural fornecer constantemente retorno dos trabalhos realizados, bem como guardar todas as notas fiscais e recibos de gastos com o projeto, tanto para prestação de contas com o patrocinador quanto para as verbas provenientes das leis de incentivo.

9. Divulgação: É todo trabalho de divulgação do projeto. Realiza-se através de seu material gráfico (convites, cartazes, folders, banners, etc.), promocional (camisetas, bonés, canetas, bottons, etc.), fruto do contato da Assessoria de Imprensa com os veículos de comunicação ou da veiculação de propaganda em
um ou mais veículos de mídia impressa ou eletrônica (obrigatório só em grandes projetos).
É imprescindível que os créditos de patrocínio e apoio cultural, nos tamanhos e formatos previstos no projeto, estejam expressos no material de divulgação. A empresa deve ficar atenta ao que foi acordado com os produtores.

10. Prestação de Contas: O próprio nome já diz. A função da empresa nesta fase é de fiscalizadora das propostas de execução e gastos prometidos pelos produtores. A prestação acontece através da checagem de documentos, notas fiscais e recibos de comprovação de despesas, como também, de fotos do evento, clipping (recolhimento de matérias publicadas no noticiário). Para a empresa é importante que receba uma descrição dos resultados financeiros daquela aplicação num produto cultural. A mais comum é através do retorno de mídia gratuita e o que isto representaria em mídia paga (publicidade).

11. Avaliação: A empresa com base na prestação de contas analisa o processo produtivo e a verificação de todos os retornos obtidos. O produtor ainda pode oferecer aos patrocinadores, além das matérias publicadas na imprensa, o registro de opiniões do público sobre o projeto. Também já são realizadas pesquisas de fixação de marca que, segundo certos métodos, pergunta ao público se lembra quais os patrocinadores do evento.Antes, não existia a figura do produtor cultural. O que havia, era um artista mais ou menos inclinado para a parte administrativa, que assumia as funções de tesoureiro, organizador ou simplesmente ‘responsável’.Hoje, o nível de profissionalização é crescente e as atividades dentro da produção se subdividem a depender do projeto. Conheçamos agora as principais:

Produtor cultural – concebe, coordena e gerencia o produto ou evento cultural. É o responsável pelo projeto e a quem o empresário deve se dirigir.

Administrador do projeto – administra a realização do produto e é responsável pela prestação de contas.

Produtor executivo – controla, executa e acompanha todo o processo ou partes da concretização do projeto. Dependendo do tamanho do projeto, conta com o apoio de assessores.

Captador de recursos – responsável pela captação de verbas para a concretização do projeto. Geralmente, é o primeiro a contatar a empresa.

Assessor de Imprensa – monta plano de mídia e divulga o projeto para os órgãos da imprensa.

Relações públicas – procura mobilizar e atrair publico alvo e formador de opinião para o projeto.

FONTE:acasadoator.com.br
Atenciosamente.